§14-Prüfung
Dieser Workflow prüft eingehende Rechnungen auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG – Belegnummer, Stimmigkeit der Beträge, Steuernummer – und legt Beanstandungen einem Bearbeiter vor.
Er läuft nach dem Dublettencheck: Erst wird festgestellt, ob die Rechnung neu ist, dann, ob sie formal in Ordnung ist.
Wann er läuft
Auslöser ist das Archiv „SAP Buchhaltung".
Die Startbedingung ist „Belegart prüfen". Nur Belegarten, die in der Prüfliste auf „Ja" stehen, werden geprüft – alles andere läuft ohne §14-Prüfung durch. Damit nehmen Sie Belegarten heraus, die gar keine Rechnung sind.
Was geprüft wird
Der Workflow arbeitet mit zwölf Bedingungen. Die vier, die in der Praxis zählen:
| Prüfung | Wann sie anschlägt |
|---|---|
| Prüfbetrag unterschritten | Liegt der Bruttobetrag unter dem eingestellten Prüfbetrag, greift die vereinfachte Behandlung – Kleinbetragsrechnungen brauchen die Vollprüfung nicht. |
| Belegnummer fehlt | Das Feld „Belegnummer" ist leer. |
| Brutto gegen Netto und Steuer | Brutto ≠ Netto + Steuer. |
| Steuernummer fehlt oder weicht ab | Die USt-IdNr. fehlt, obwohl sie erforderlich ist – oder sie steht am Beleg, stimmt aber nicht mit den Stammdaten überein. |
Die Steuernummer wird auch in der Adresse gesucht
Fehlt die USt-IdNr. am Beleg, schaut der Workflow zusätzlich in die Rechnungsadresse des Geschäftspartners. Trägt sie eine Steuernummer, gilt die Angabe als vorhanden. Das erspart Beanstandungen bei Lieferanten, deren Nummer nur in den Stammdaten steht.
Was bei einer Beanstandung passiert
Schlägt eine Prüfung an, bekommt der Bearbeiter die Aufgabe „Rechnung nach §14 prüfen" mit zwei Entscheidungen:
- In Ordnung – der Beleg wird trotz der Beanstandung freigegeben und läuft regulär weiter.
- Abgelehnt – der Beleg wird abgelehnt, und der erfasste Grund wird dokumentiert.
Der Workflow lehnt nie selbst ab
Er stellt fest, dass eine Pflichtangabe fehlt, und legt den Fall vor. Ob die Rechnung deshalb zurückgeht, entscheidet ein Mensch – denn manches, was formal fehlt, ist sachlich geklärt.
Was Sie dafür brauchen
| Archiv | „SAP Buchhaltung" als Auslöser |
| Prüfliste | welche Belegarten geprüft werden |
| Prüfbetrag | ab wann die Vollprüfung greift |
| Berechtigungen | der Bearbeiter braucht Zugriff auf Archiv und Aufgabe |
| Workflow-Zustand | importiert, veröffentlicht und aktiv; alte Instanzen vorher löschen |
Was schiefgehen kann
Rechnungen werden gar nicht geprüft
Ihre Belegart steht nicht auf „Ja" in der Prüfliste. Das ist der häufigste Fall und meist Absicht – prüfen Sie die Liste, bevor Sie am Workflow suchen.
Jede Rechnung wird wegen der Steuernummer beanstandet
- Steht die USt-IdNr. am Beleg oder in der Rechnungsadresse des Geschäftspartners?
- Stimmt sie mit den Stammdaten überein? Auch eine vorhandene, aber abweichende Nummer führt zur Beanstandung.
Kleinbetragsrechnungen werden voll geprüft
Der Prüfbetrag ist zu niedrig eingestellt oder nicht gesetzt. Er entscheidet, ab wann die Vollprüfung greift.
Die Betragsprüfung schlägt bei korrekten Rechnungen an
Brutto, Netto und Steuer stammen aus der Erfassung. Weicht einer der Werte wegen eines Rundungs- oder Erfassungsfehlers ab, meldet der Workflow das zu Recht – die Ursache liegt dann in den ausgelesenen Werten, nicht in der Prüfung.