Barcodes zuordnen
Dieser Ablauf verbindet gescannte Dokumente mit ihren SAP-Belegen über den aufgedruckten Barcode. Er ist der Weg für Papier, das ins Haus kommt: Der Beleg trägt den Barcode, der Scan landet im Archiv, und dieser Ablauf stellt die Verbindung her – ohne dass jemand eine Belegnummer abtippt.
Wann läuft es
Timer vom Typ B (gleichbedeutend BARCODE), eingerichtet unter Timer. Wie jeder ECM-Ablauf braucht der ausführende Benutzer die Berechtigung für ECM-Connect.
Was passiert
- Die Archiv-Verbindung wird geprüft. Ohne sie endet der Lauf sofort.
- Die eingerichteten Barcode-Einstellungen werden durchgegangen – eine je Kombination aus SAP-Objekt und Archiv.
- Je Einstellung werden SAP-Objekt und Archivobjekt ermittelt. Fehlt eines davon oder das zugehörige Archiv, wird diese Einstellung übersprungen und die nächste bearbeitet.
- Die neuen Barcodes werden aus dem Archiv gelesen – also die Dokumente, die seit dem letzten Lauf hinzugekommen sind und einen Barcode tragen.
- Die passenden Barcodes werden aus den SAP-Tabellen gelesen.
- Beide Seiten werden abgeglichen. Wo ein Barcode auf beiden Seiten vorkommt, entsteht die Verknüpfung: Das Dokument hängt danach am SAP-Beleg.
Ein Dokument ohne Gegenstück bleibt liegen
Findet sich zu einem Barcode kein SAP-Beleg, passiert nichts – das Dokument bleibt im Archiv und wartet. Das ist beabsichtigt: Oft wird erst später gebucht. Beim nächsten Lauf wird erneut geprüft, und sobald der Beleg existiert, entsteht die Verknüpfung von selbst.
Was es steuert
| Was | Wo |
|---|---|
| Timer und Zeitplan | Timer |
| Barcode-Einstellungen, SAP-Objekt und Archiv | Einstellungs-Referenz |
| Scanvorgang und Erfassung | Scanner |
| Zielarchiv | Repository |
| Lauf beobachten | ECM-Monitor |
Was schiefgehen kann
Dokumente werden nicht zugeordnet
Der Reihe nach prüfen:
- Trägt das Dokument überhaupt einen erkannten Barcode? Ist er beim Scannen unleserlich geworden, gibt es nichts abzugleichen.
- Gibt es den SAP-Beleg schon? Ohne Gegenstück wartet das Dokument – siehe Hinweis oben.
- Ist für dieses SAP-Objekt eine Barcode-Einstellung eingerichtet? Ohne Einstellung wird das Objekt nicht betrachtet.
- Stimmen Archiv und Archivobjekt der Einstellung? Fehlt eines, überspringt der Lauf diese Einstellung – im Protokoll steht, welche.
Der Lauf meldet nichts und tut nichts
Fehlt die Archiv-Verbindung, endet der Ablauf gleich am Anfang. Prüfen Sie die Verbindung unter Schnittstellen.
Ein Barcode ist mehrfach vergeben
Dann ist die Zuordnung nicht mehr eindeutig. Barcodes müssen je SAP-Objekt eindeutig sein; wird derselbe Code auf zwei Belegen gedruckt, lässt sich nicht entscheiden, zu welchem das Dokument gehört.