Fehlerhafte Rechnungen
Dieser Workflow fängt die Rechnungen auf, deren Übergabe an SAP Business One gescheitert ist. Er ist das Netz unter den anderen vieren: Was dort durchfällt, landet hier und bleibt sichtbar, statt unbemerkt liegen zu bleiben.
Wann er läuft
Auslöser ist das Archiv „SAP Buchhaltung". Maßgeblich ist das Feld DW_WF_KORREKTUR:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| P | in Bearbeitung |
| F | Fehler |
| leer | beendet |
An diesem Feld sehen Sie im Archiv sofort, ob eine Rechnung noch in der Korrektur steckt.
Was der Bearbeiter entscheidet
Der Workflow legt die Rechnung als Aufgabe vor, mit zwei Wegen:
| Entscheidung | Was passiert |
|---|---|
| Erneut an SAP übergeben | Die Übergabe wird noch einmal angestoßen. Das Kennzeichen wird geleert, der Workflow endet regulär. |
| Manuell gebucht | Der Beleg wird als manuell gebucht gekennzeichnet. Das Kennzeichen wird geleert, der Workflow endet regulär. |
Dieser Workflow entscheidet nichts von selbst
Er enthält keine automatischen Bedingungen. Verzweigt wird ausschließlich über die beiden Entscheidungen des Bearbeiters. Das ist Absicht: Warum eine Übergabe gescheitert ist, lässt sich nicht automatisch beurteilen – ein fehlendes Konto verlangt etwas anderes als eine geschlossene Periode.
Der Fehlerpfad
Scheitert die Bearbeitung selbst, greift ein eigener Pfad: Es wird eine E-Mail bei Fehler verschickt und der Fehlerstatus gesetzt. Dafür muss der E-Mail-Versand eingerichtet sein – ohne ihn bleibt der Fehler im Protokoll, aber niemand erfährt davon.
Pflichtfelder
Die Aufgabe prüft ihre Pflichtfelder. Fehlt eine Angabe, verhindert DocuWare den Abschluss und der Status wechselt nicht. Der Beleg bleibt in der Aufgabe, bis die Angabe vorliegt – ein Abschluss mit halb gefüllten Feldern ist nicht möglich.
Was Sie dafür brauchen
| Archiv | „SAP Buchhaltung" als Auslöser |
| Feld | DW_WF_KORREKTUR am Dokument |
| Auswahllisten | nach Mandant gefiltert |
| SMTP eingerichtet, sonst meldet der Fehlerpfad niemandem etwas | |
| Berechtigungen | der Bearbeiter braucht Zugriff auf Archiv und Aufgabe |
Was schiefgehen kann
Die Aufgabe lässt sich nicht abschließen
Ein Pflichtfeld ist leer. DocuWare verweigert den Abschluss, der Status bleibt unverändert. Die Maske zeigt, welches Feld fehlt.
Niemand erfährt von einem Fehler
Der E-Mail-Versand ist nicht eingerichtet. Der Fehlerstatus wird trotzdem gesetzt – Sie sehen ihn am Feld DW_WF_KORREKTUR mit dem Wert F, aber eben nur, wenn Sie hinsehen.
Eine Rechnung steht dauerhaft auf „P"
Sie ist in Bearbeitung, aber niemand hat die Aufgabe abgeschlossen. Prüfen Sie die offenen Aufgaben und die Berechtigungen des zuständigen Bearbeiters.
Die erneute Übergabe scheitert wieder
Dann liegt die Ursache in SAP, nicht im Workflow – fehlendes Konto, fehlende Kostenstelle, geschlossene Periode. Das SAP-seitige Protokoll nennt die Meldung; die Buchungsregeln bestimmen, welche Werte in den Beleg geschrieben werden.