Verknüpfungen ausführen
Dieser Ablauf arbeitet die eingerichteten Dokumentenverknüpfungen ab. Jede Verknüpfung beschreibt, was mit Dokumenten eines bestimmten Status geschehen soll – zum Beispiel: „Aus jedem freigegebenen Rechnungsdokument einen SAP-Beleg erstellen."
Wann läuft es
Timer vom Typ U (gleichbedeutend LINKDOCS), eingerichtet unter Timer.
Der Timer arbeitet die Verknüpfungen in drei Durchgängen ab, immer in dieser Reihenfolge:
| Durchgang | Art der Verknüpfung | Was sie tut |
|---|---|---|
| 1 | Belege erstellen | erzeugt aus den Dokumenten SAP-Belege |
| 2 | Verknüpfen | hängt Dokumente an vorhandene SAP-Belege |
| 3 | Übergabe an PPSOne | übergibt Dokumente an PPSOne |
Die Reihenfolge ist kein Zufall: Erst entstehen die Belege, dann kann daran verknüpft werden.
Das Buchen geparkter Belege ist ein eigener Ablauf
Verknüpfungen der Art „Geparkte Belege buchen" laufen nicht in diesem Timer mit, sondern in einem eigenen vom Typ K – siehe Geparkte Belege buchen. Das ist Absicht: Buchen verändert die Buchhaltung und soll zu einem Zeitpunkt passieren, den Sie selbst bestimmen.
Was passiert
- Alle Verknüpfungen der laufenden Art werden gelesen. Ist keine eingerichtet, steht das im Protokoll und der Durchgang endet.
- Je Verknüpfung wird protokolliert, dass sie startet – mit Schlüssel, Bezeichnung, Art und Parameter. Daran erkennen Sie im Protokoll, welche Verknüpfung gerade arbeitet.
- Das Archivobjekt wird geprüft. Fehlt es, wird diese Verknüpfung übersprungen und im Protokoll benannt.
- Die Dokumente mit dem passenden Status werden gesucht. Gibt es keine, steht auch das im Protokoll – mit dem Status, nach dem gesucht wurde.
- Je nach Art werden die Dokumente verarbeitet: Belege erstellt, verknüpft oder übergeben.
Was es steuert
| Was | Wo |
|---|---|
| Timer und Zeitplan | Timer |
| Die Verknüpfungen selbst | Dokumentenverknüpfungen |
| Wie aus einem Dokument ein Beleg wird | Belegerstellung |
| Nach welchem Status gesucht wird | Dokumentenstatus |
| Lauf beobachten | ECM-Monitor |
Was schiefgehen kann
„Keine Link-Konfiguration definiert"
Es ist keine Verknüpfung der gerade laufenden Art eingerichtet. Das ist kein Fehler, solange Sie diese Art nicht brauchen – der Timer führt alle drei Durchgänge aus, auch wenn Sie nur einen nutzen.
Eine Verknüpfung findet keine Dokumente
Im Protokoll steht die Verknüpfung mit dem Status, nach dem gesucht wurde. Prüfen Sie:
- Haben die Dokumente im Archiv diesen Status?
- Ist der Status in der Verknüpfung richtig eingetragen?
- Wurden die Dokumente überhaupt schon archiviert und verschlagwortet?
„Typ … noch nicht definiert"
Die Verknüpfung trägt eine Art, für die es keine Verarbeitung gibt. Meist ein Tippfehler im Feld „Typ" oder eine Verknüpfung, die aus einer älteren Einrichtung stammt.
Eine Verknüpfung wird übersprungen
Dann fehlt ihr das Archivobjekt. Das Protokoll nennt Schlüssel und Bezeichnung der betroffenen Verknüpfung; hinterlegen Sie das Archivobjekt in der Verknüpfung.