E-Mails archivieren
Dieser Ablauf holt E-Mails aus den eingerichteten Postfächern, archiviert sie samt Anhängen und kennzeichnet sie danach im Postfach. Er ist dafür gebaut, dauerhaft mitzulaufen: Was heute nicht klappt, wird morgen erneut versucht – und zwar von selbst.
Wann läuft es
Der Ablauf hängt an einem Timer vom Typ M (gleichbedeutend MAIL), eingerichtet unter Timer. Die Postfächer selbst stehen unter E-Mail-Konten.
Auch hier gilt: Ohne Berechtigung für ECM-Connect wird der Timer als gelaufen verbucht, ohne etwas zu tun.
Die drei Kennzeichnungen im Postfach
Der Ablauf schreibt seinen Stand in die Kategorie der Mail. Daran erkennen Sie im Postfach sofort, was mit einer Nachricht ist:
| Kategorie | Bedeutung | Was beim nächsten Lauf passiert |
|---|---|---|
| ECM-Connect | archiviert, abgeschlossen | nichts mehr – die Mail ist fertig |
| ECM-Connect Pending | wird gerade bearbeitet | wird erneut archiviert (ein abgebrochener Lauf lässt diese Kennzeichnung zurück) |
| ECM-Connect Error | Archivierung fehlgeschlagen | wird erneut versucht, sobald sie fällig ist |
„Error" ist kein Endzustand
Nur ECM-Connect ist endgültig. Eine Mail mit ECM-Connect Error wird wieder aufgenommen – spätestens nach 60 Minuten, und sofort beim nächsten Lauf, wenn das Archiv zwischenzeitlich wieder erreichbar war. Sie müssen die Kategorie also nicht von Hand entfernen.
Was passiert
- Die eingerichteten Postfächer werden gelesen. Ist kein Postfach oder keine Verbindung eingerichtet, endet der Lauf hier.
- Je Postfach wird die Verbindung aufgebaut und der überwachte Ordner gelesen.
- Je Mail wird entschieden, was zu tun ist – anhand der Kategorie, des letzten Versuchs und der Frage, ob das Archiv zwischenzeitlich wieder erreichbar wurde:
- noch nicht angefasst oder „Pending" → archivieren
- „Error" und fällig → erneut archivieren
- „Error", aber noch nicht fällig → vorerst liegen lassen
- „ECM-Connect" → nichts tun, einmal am Tag im Protokoll erwähnen
- Enthält die Mail eine weitere Mail als Anhang, wird auch diese berücksichtigt.
- Zielarchiv und Verschlagwortung werden bestimmt, dann wird archiviert: der Nachrichtentext und – je nach Einstellung des Postfachs – die Anhänge einzeln oder gemeinsam als ein Dokument.
- Nach Erfolg wird die Mail als erledigt gekennzeichnet, der gemerkte Fehlversuch verworfen und die Mail – wenn ein Zielordner eingerichtet ist – dorthin verschoben.
- Nach einem Fehler wird der Versuch vermerkt, damit die Wartezeit läuft. War das Archiv die Ursache, merkt sich der Ablauf das: Der nächste erfolgreiche Lauf nimmt alle fehlerhaften Mails sofort wieder auf, statt 60 Minuten zu warten.
Warum einmal am Tag und nicht in jedem Lauf
Zustände, die dauerhaft bestehen – etwa „diese Mail ist bereits archiviert" –, werden einmal täglich je Postfach ins Protokoll geschrieben, nicht bei jedem Durchlauf. Sonst wäre das Protokoll bei einem Timer, der alle fünf Minuten läuft, nicht mehr lesbar.
Was es steuert
| Was | Wo |
|---|---|
| Timer und Zeitplan | Timer |
| Postfächer, überwachter Ordner, Zielordner, Anhänge einzeln oder gemeinsam | E-Mail-Konten |
| Zugangsdaten zum Mailserver | Schnittstellen |
| Zielarchiv und Verschlagwortung | Repository · Dokumententypen |
| Lauf beobachten | ECM-Monitor |
Was schiefgehen kann
Mails bleiben mit „ECM-Connect Error" im Postfach liegen
Das ist der vorgesehene Zustand nach einem Fehlschlag – nicht ein Endzustand. Die Mail wird nach spätestens 60 Minuten erneut versucht. Bleibt sie über Stunden stehen, scheitert die Archivierung wiederholt; dann steht der Grund im Protokoll, meist eine nicht erreichbare Archiv-Verbindung.
Was Sie nicht tun müssen: die Kategorie von Hand entfernen. Was Sie tun können: die Ursache beheben – der nächste Lauf nimmt alle betroffenen Mails sofort wieder auf.
Meldung „a configured mailbox folder does not exist"
a configured mailbox folder does not exist – see the error above for the folders that do
Ein eingerichteter Ordner gibt es im Postfach nicht. Die Meldung davor listet die Ordner, die es tatsächlich gibt. Häufige Ursachen: Der Ordner wurde im Postfach umbenannt, oder der Name ist in einer anderen Sprache eingetragen als das Postfach ihn führt.
Es wird nichts verarbeitet, obwohl Mails im Postfach liegen
- Ist ein Postfach unter E-Mail-Konten eingerichtet und aktiv?
- Stimmt der überwachte Ordner?
- Tragen die Mails bereits die Kategorie ECM-Connect? Dann sind sie archiviert und werden bewusst übergangen.
Eine Mail wird archiviert, aber nicht verschoben
Das Verschieben ist ein eigener Schritt nach dem Archivieren und nur eingerichtet, wenn ein Zielordner hinterlegt ist. Ohne Zielordner bleibt die Mail im überwachten Ordner und trägt die Kategorie ECM-Connect – archiviert ist sie trotzdem.
Anhänge liegen einzeln im Archiv, erwartet war ein Dokument
Das steuert die Einstellung des jeweiligen Postfachs, ob Anhänge einzeln oder gemeinsam archiviert werden. Sie wirkt ab dem nächsten Lauf; bereits archivierte Mails bleiben, wie sie sind.