Grüner Korb archivieren
Dieser Ablauf holt die sicher erkannten Dokumente aus den Briefkörben der intelligenten Indizierung und legt sie im jeweils zugeordneten Archiv ab. „Grün" steht dabei für den Zustand, den die Erkennung einem Dokument gibt, wenn sie sich ihrer Sache sicher ist.
Wann läuft es
Timer vom Typ GREEN, eingerichtet unter Timer.
Was passiert
- Alle Briefkörbe werden durchgegangen, die dafür vorgemerkt sind. Ein Briefkorb nimmt nur teil, wenn er im Repository ausdrücklich dafür gekennzeichnet ist.
- Je Briefkorb werden die grünen Dokumente ermittelt.
- Sie werden in das Archiv übertragen, das diesem Briefkorb zugeordnet ist.
- Die Dokumente werden dabei verschoben, nicht kopiert – nach dem Lauf sind sie aus dem Briefkorb verschwunden und liegen im Archiv.
Nur Grün wird angefasst
Dokumente, die die Erkennung als gelb oder rot bewertet hat, und solche, die sie gar nicht einordnen konnte, bleiben unberührt im Briefkorb liegen. Sie wollen angesehen werden – genau dafür ist der Briefkorb da. Der Ablauf räumt nur das ab, was ohne Zutun eindeutig ist.
Grün verschwindet aus dem Briefkorb
Weil verschoben und nicht kopiert wird, sind grüne Dokumente nach dem Lauf nicht mehr im Briefkorb. Wer dort noch etwas erwartet, sucht vergeblich – es liegt im Archiv. Das ist der gewollte Zustand: Im Briefkorb soll nur bleiben, was noch Arbeit macht.
Was es steuert
| Was | Wo |
|---|---|
| Timer und Zeitplan | Timer |
| Welcher Briefkorb teilnimmt und in welches Archiv er liefert | Repository |
| Lauf beobachten | ECM-Monitor |
Was schiefgehen kann
Ein Briefkorb wird nicht abgeräumt
- Ist er im Repository für diesen Ablauf gekennzeichnet? Ohne die Kennzeichnung nimmt er nicht teil.
- Ist ihm ein Zielarchiv zugeordnet? Ohne Ziel gibt es nichts zu tun.
- Sind die Dokumente darin überhaupt grün? Gelb, rot und nicht erkannt bleiben liegen.
Dokumente bleiben gelb oder rot
Das ist kein Fehler dieses Ablaufs, sondern das Ergebnis der Erkennung. Sie müssen im Briefkorb angesehen und bestätigt werden; danach nimmt sie der nächste Lauf mit.
Ein Dokument fehlt im Briefkorb
Wenn es grün war, ist es archiviert – siehe den Hinweis oben. Im Archiv finden Sie es über die übliche Suche oder am verknüpften SAP-Beleg.