Geparkte Belege buchen

Dieser Ablauf bucht Belege, die als Entwurf vorliegen. Er ist bewusst von den übrigen Verknüpfungen getrennt, weil Buchen etwas anderes ist als Verknüpfen: Es verändert die Buchhaltung und lässt sich nicht einfach zurücknehmen.

Wann läuft es

Ein eigener Timer vom Typ K (gleichbedeutend BOOKDRAFT), eingerichtet unter Timer. Er führt ausschließlich die Verknüpfungen der Art „Geparkte Belege buchen" aus – die drei übrigen Arten bleiben seinem Schwester-Timer vom Typ U überlassen.

Dieser Timer bucht

Jeder andere ECM-Ablauf legt Dokumente ab, verknüpft oder erstellt Entwürfe. Dieser hier bucht. Richten Sie ihn mit Bedacht ein: Zeitpunkt und Häufigkeit bestimmen, wann in Ihrer Buchhaltung Belege entstehen. Wer das erst prüfen möchte, lässt den Timer weg und bucht die Entwürfe von Hand – die Verknüpfungen erzeugen sie trotzdem.

Was passiert

1. Die Verknüpfungen der Art „Geparkte Belege buchen" werden gelesen. Ist keine eingerichtet, endet der Lauf mit einem Hinweis im Protokoll.
2. Je Verknüpfung wird protokolliert, dass sie startet – mit Schlüssel, Bezeichnung und Parameter.
3. Die Belege mit dem passenden Status werden gesucht.
4. Die gefundenen Entwürfe werden gebucht.

Was es steuert

Was	Wo
Timer, Typ K	Timer
Die Verknüpfung „Geparkte Belege buchen"	Dokumentenverknüpfungen
Nach welchem Status gesucht wird	Dokumentenstatus
Welche Werte der Beleg bekommt	Buchungsregeln
Lauf beobachten	ECM-Monitor

Was schiefgehen kann

Es wird nichts gebucht

1. Ist eine Verknüpfung der Art „Geparkte Belege buchen" eingerichtet? Ohne sie tut der Timer nichts – auch dann nicht, wenn Entwürfe vorliegen.
2. Haben die Entwürfe den Status, nach dem die Verknüpfung sucht?
3. Läuft der Timer vom Typ K überhaupt? Der Typ U bucht nicht mit.

Ein Beleg lässt sich nicht buchen

Die Ursache liegt dann in aller Regel im Beleg selbst, nicht im Ablauf: fehlendes Konto, fehlende Kostenstelle, gesperrter Geschäftspartner, geschlossene Periode. Das Protokoll nennt die Meldung, die SAP dazu zurückgibt. Prüfen Sie die Buchungsregeln – sie bestimmen, welche Werte in den Beleg geschrieben werden.

Belege werden zu früh gebucht

Dann läuft der Timer zu häufig oder zu früh. Er ist genau dafür ein eigener Timer: Stellen Sie ihn auf den Zeitpunkt, zu dem die Entwürfe geprüft sind – oder lassen Sie ihn weg und buchen Sie von Hand.