Freigabe Servicerechnungen
Dieser Workflow führt Rechnungen ohne Bestellbezug durch die Freigabe – Dienstleistungen, Mieten, Wartung, alles, wozu es keine Bestellung gibt. Statt eines Bestellabgleichs entscheidet hier, wer freigeben darf und bis zu welchem Betrag.
Wann er läuft
Auslöser ist das Archiv „SAP Buchhaltung".
Der Weg einer Rechnung
- Buchungsregel holen. Gibt es keine passende Regel in „SAP Buchungsregeln", nimmt der Beleg einen eigenen Weg.
- Freigabe durch Gruppe oder Personen. Entweder geht der Beleg an eine Freigabegruppe, oder er wird einzelnen Personen zugewiesen.
- Über dem Freigabelimit? Liegt das Gesamtnetto über dem Limit des Freigebers, kommt eine zusätzliche Freigabe durch dessen Manager hinzu.
- Finale Freigabe – mit denselben Ausgängen wie bei den Artikelrechnungen.
Freigabelimit und Manager
Je Freigeber sind zwei Angaben hinterlegt: sein Freigabelimit und sein Manager.
| Fall | Was passiert |
|---|---|
| Gesamtnetto unter dem Limit | Der Freigeber entscheidet allein. |
| Gesamtnetto über dem Limit | Der Manager wird zusätzlich einbezogen und benachrichtigt. |
Die Eskalation braucht eine Manager-Adresse
Ohne hinterlegte Manager-E-Mail kann der Beleg nicht eskalieren. Prüfen Sie die Angabe, bevor Sie ein hohes Limit setzen, um die Eskalation zu umgehen – das Limit ist die Kontrolle, nicht das Hindernis.
„Nicht zuständig"
Ein Freigeber kann die Gruppen-Freigabe mit „nicht zuständig" beantworten und den Beleg weiterreichen.
Ohne Ziel bleibt der Beleg stehen
Wird „nicht zuständig" gewählt, aber weder eine Gruppe noch eine Person als Ziel angegeben, weiß der Workflow nicht, wohin. Der Beleg bleibt liegen. Geben Sie beim Weiterreichen immer ein Ziel an.
Vier-Augen-Prinzip
Wie bei den Artikelrechnungen: Es müssen mindestens zwei unterschiedliche Freigeber eingerichtet sein, damit nicht dieselbe Person zweimal entscheidet.
Was Sie dafür brauchen
| Archive | „SAP Buchhaltung" als Auslöser, „SAP Buchungsregeln" für die Regeln |
| Auswahllisten | Freigeber mit Freigabelimit und Manager, nach Mandant gefiltert |
| Freigeber | mindestens zwei verschiedene |
| Abhängigkeiten | alle benutzten Auswahllisten in den externen Abhängigkeiten des Workflows |
Was schiefgehen kann
Der Beleg geht nicht in die Freigabe
Es gibt keine passende Buchungsregel in „SAP Buchungsregeln". Der Workflow nimmt dann den Falschzweig. Prüfen Sie, ob für diesen Lieferanten oder diese Konstellation eine Regel hinterlegt ist – die Regeln selbst beschreibt das Kapitel Buchungsregeln.
Ein Beleg bleibt nach „nicht zuständig" liegen
Es wurde kein Ziel angegeben – siehe den Kasten oben.
Die Eskalation an den Manager bleibt aus
- Liegt das Gesamtnetto wirklich über dem Limit dieses Freigebers?
- Ist beim Freigeber ein Manager mit E-Mail-Adresse hinterlegt?
Derselbe Bearbeiter soll zweimal freigeben
Das verhindert das Vier-Augen-Prinzip. Richten Sie einen zweiten Freigeber ein – andernfalls blockiert sich der Beleg selbst.
Der Workflow meldet eine fehlende Spalte
Eine Auswahlliste fehlt in den externen Abhängigkeiten des Workflows. Nach dem Ergänzen muss er neu veröffentlicht werden.