Druckdateien archivieren
Dieser Ablauf nimmt die Dateien, die im Druckverzeichnis liegen, und archiviert sie. Er ist der unkomplizierte Bruder von Ausgangsbelege archivieren: dort werden die Belege vorher erst erzeugt, hier wird nur abgeräumt, was schon da ist.
Typischer Einsatz: Ein Drittsystem oder ein SAP-Layout schreibt seine Ausgaben in einen Ordner, und dieser Ablauf bringt sie regelmäßig ins Archiv.
Wann läuft es
Der Ablauf hängt an einem Timer vom Typ X (gleichbedeutend ARCHIVE), den Sie unter Timer einrichten.
Er benötigt dieselbe Voraussetzung wie jeder ECM-Ablauf: Der ausführende Benutzer braucht die Berechtigung für ECM-Connect. Fehlt sie, wird der Timer als gelaufen verbucht, ohne etwas zu tun – siehe den Hinweis im Schwesterablauf.
Was passiert
- Verbindung und Datenbank werden geprüft. Ohne Archiv-Verbindung oder bei abweichender Verknüpfungstabelle wird gar nichts archiviert; alle Dateien bleiben liegen.
- Die eingestellten Druckverzeichnisse werden gelesen, gefiltert nach den zulässigen Dateiendungen.
- Zu junge Dateien werden übersprungen. Maßgeblich ist das eingestellte Dateialter in Minuten: Eine Datei, deren Erstellungs- oder letzter Zugriffszeitpunkt jünger ist, wird nicht angefasst – sie könnte noch geschrieben werden. Im Protokoll steht dann, dass die Datei jünger als die eingestellte Minutenzahl ist.
- Gesperrte Dateien werden übersprungen und beim nächsten Lauf erneut versucht.
- Der Dateiname wird zerlegt – SAP-Objekt, Belegnummer, Belegart, optional Entwurfskennzeichen, getrennt durch Unterstriche. Weniger als vier Bestandteile bedeuten: Die Datei wird nicht verarbeitet.
- Bei Belegart „Druck" greift die Dublettenprüfung, bei „Scan" nicht.
- Die Datei wird archiviert, verschlagwortet und mit dem SAP-Beleg verknüpft.
- Je nach Einstellung wird die Datei danach gelöscht oder bleibt im Verzeichnis liegen.
Der Unterschied zum Ablauf „Ausgangsbelege archivieren"
Beide enden in derselben Archivierung, aber sie kommen unterschiedlich dorthin:
Ausgangsbelege (Typ C) | Druckdateien (Typ X) | |
|---|---|---|
| Belege vorher erzeugen | ja, Schritt 1 des Ablaufs | nein |
| Dateialter | fest 1 Minute | einstellbar |
| Datei nach dem Archivieren löschen | immer | einstellbar |
Wer also steuern will, wie lange Dateien liegen bleiben oder ob sie erhalten bleiben, braucht den Timer vom Typ X.
Dublettenprüfung
Es gilt dieselbe Regel wie beim Schwesterablauf, und sie ist dort ausführlich beschrieben: Der Timer-Parameter NODUPLICATES auf diesem Timer ist die genauere Aussage und setzt sich durch; die Einstellung ECMALLOWPRINTDUPLICATES gilt überall sonst. Der Parameter kann Dubletten nur verbieten, nie erlauben.
Ein Parameter wirkt nur auf seinem eigenen Timer
NODUPLICATES auf dem Typ-X-Timer wirkt nicht auf den Typ-C-Timer und umgekehrt. Laufen bei Ihnen beide, muss der Parameter auf beiden stehen, wenn Sie Dubletten überall ausschließen wollen – oder Sie setzen die Einstellung auf „Nein", dann gilt es ohne Ausnahme.
Was es steuert
| Was | Wo |
|---|---|
| Timer, Zeitplan und Parameter | Timer |
| Druckverzeichnisse, Endungen, Dateialter, Löschen, Dubletten | Einstellungs-Referenz |
| Belegarten „Druck" und „Scan" | Belegarten |
| Zielarchiv und Verschlagwortung | Repository · Dokumententypen |
| Lauf beobachten | ECM-Monitor |
Was schiefgehen kann
Es wird nichts archiviert, obwohl Dateien im Ordner liegen
Prüfen Sie der Reihe nach:
- Sind die Dateien zu jung? Bei einem hoch eingestellten Dateialter kann es dauern, bis eine Datei an der Reihe ist. Das Protokoll nennt die Minutenzahl.
- Passt die Dateiendung? Nur eingetragene Endungen werden gelesen.
- Passt der Dateiname? Er braucht mindestens vier durch Unterstrich getrennte Bestandteile.
- Steht das Verzeichnis in den Einstellungen? Ein Ordner, der dort nicht eingetragen ist, wird nicht gelesen.
Im Protokoll steht nothing was archived
Dieselben Ursachen wie beim Schwesterablauf – fehlende Archiv-Verbindung, kein Verzeichnis, keine Dateiendung. Die Tabelle der Gründe gilt unverändert.
Die Dateien werden archiviert, bleiben aber liegen
Das ist kein Fehler, sondern die Einstellung zum Löschen. Steht sie auf „Nein", bleibt die Datei nach dem Archivieren im Verzeichnis. Beachten Sie dann die Dublettenprüfung: Ohne sie archiviert jeder weitere Lauf dieselbe Datei erneut.
Meldung „Tabelle @… entspricht nicht der erwarteten Struktur"
Die Verknüpfungstabelle hat nicht alle erwarteten Felder; der Lauf bricht vor dem ersten Upload ab. Die Datenbankstruktur wird über die Installation aktualisiert, danach läuft der Timer von selbst wieder.