Nachindizierung
Dieser Ablauf bringt die Verschlagwortung im Archiv auf den Stand von SAP. Ändert sich ein Geschäftspartner, ein Artikel oder ein Beleg, stehen im Archiv noch die alten Indexwerte – dieser Lauf zieht sie nach.
Er betrifft zwei Arten von Datensätzen: Stammdaten (Geschäftspartner, Artikel) und Dokumente. Beide werden unterschiedlich behandelt, und dieser Unterschied erklärt die meisten Rückfragen.
Wann läuft es
Timer vom Typ A (gleichbedeutend INDEX) oder OVERWRITE, eingerichtet unter Timer. Der Unterschied zwischen beiden steht gleich unten.
Wie jeder ECM-Ablauf braucht der ausführende Benutzer die Berechtigung für ECM-Connect.
Was passiert
- Die eingerichteten Indizierungen werden durchgegangen, je SAP-Objekt.
- Je Datensatz wird entschieden, ob er überhaupt bearbeitet werden muss.
- Für die zu bearbeitenden Datensätze werden die Indexwerte neu ermittelt und ins Archiv geschrieben.
- Jeder erfolgreich indizierte Stammsatz wird vermerkt, damit der nächste Lauf ihn überspringen kann.
Wann ein Datensatz übersprungen wird
Das ist der Kern des Ablaufs – und der Grund, warum ein Lauf oft „nichts tut":
| Fall | Was passiert |
|---|---|
| Stammsatz schon indiziert, nichts spricht für eine Änderung | wird übersprungen |
| Stammsatz schon indiziert, liegt aber im Änderungszeitfenster | wird erneut indiziert – eine Änderung zählt mehr als „schon mal gemacht" |
| Dokument | hat seine eigene Prüfung über die Verknüpfungstabelle, unabhängig von den Stammdaten |
Lauf vom Typ OVERWRITE | überspringt nichts – alles wird neu geschrieben |
Wenn alles neu geschrieben werden soll
Ein gewöhnlicher Lauf arbeitet sparsam: Was schon indiziert ist und sich nicht geändert hat, bleibt unangetastet. Soll der ganze Bestand neu verschlagwortet werden – etwa nachdem Sie eine Feldzuordnung geändert haben –, brauchen Sie einen Timer vom Typ OVERWRITE. Der arbeitet länger, lässt aber nichts aus.
Woran erkannt wird, was schon indiziert ist
Für Stammdaten wird in einer einzigen Abfrage ermittelt, welche Datensätze bereits im Archiv stehen. Dokumente nutzen dafür die Verknüpfungstabelle. Beide Wege führen zum selben Ziel, sind aber getrennt – deshalb kann es vorkommen, dass Dokumente nachgezogen werden und Stammdaten nicht, oder umgekehrt.
Was es steuert
| Was | Wo |
|---|---|
Timer, Typ A oder OVERWRITE | Timer |
| Welche Objekte indiziert werden | Index- und Stammdaten |
| Welche Felder ins Archiv gehen | Feldzuordnungen |
| SAP-Objekte | SAP-Objekte |
| Lauf beobachten | ECM-Monitor |
Was schiefgehen kann
Der Lauf meldet Erfolg, aber im Archiv steht noch der alte Wert
Der Datensatz wurde übersprungen, weil er bereits als indiziert gilt und nichts auf eine Änderung hindeutet. Zwei Wege:
- Wenn sich der SAP-Datensatz tatsächlich geändert hat, sollte das Änderungszeitfenster greifen – prüfen Sie, ob es für diese Indizierung eingerichtet ist.
- Wenn Sie eine Feldzuordnung geändert haben, hilft nur ein Lauf vom Typ
OVERWRITE: Die Änderung liegt in der Konfiguration, nicht im Datensatz, und ist an ihm nicht erkennbar.
Stammdaten werden nachgezogen, Dokumente nicht (oder umgekehrt)
Beide haben getrennte Prüfungen. Dass die eine Seite arbeitet und die andere nicht, ist kein Widerspruch – siehe den Hinweis oben.
Ein OVERWRITE-Lauf dauert sehr lange
Das ist zu erwarten: Er überspringt nichts. Planen Sie ihn außerhalb der Arbeitszeit und lassen Sie ihn nicht dauerhaft laufen – für den Normalbetrieb ist der Typ A gedacht.