Die DocuWare-Seite im Überblick
ECM-Connect ist die eine Hälfte der Rechnungsverarbeitung – die in SAP Business One. Die andere Hälfte läuft in DocuWare: Dort kommt die Rechnung an, wird geprüft, freigegeben und erst danach an SAP übergeben.
Dieses Kapitel beschreibt diese zweite Hälfte so, wie wir sie ausliefern: als Vorlage, aus der wir Kundenprojekte ableiten. Was bei Ihnen läuft, kann davon abweichen – die Vorlage sagt Ihnen aber, wofür jeder Schritt gedacht ist.
Wie die beiden Hälften zusammenhängen
Rechnung kommt an → DocuWare: prüfen und freigeben → SAP Business One: buchen
(Workflows, dieses Kapitel) (ECM-Connect, übrige Kapitel)Das Archiv „SAP Buchhaltung" ist die Nahtstelle. Dort liegen die eingehenden Rechnungen, dort arbeiten die Workflows, und von dort übergibt ECM-Connect an SAP.
Die fünf Workflows
| Workflow | Wofür |
|---|---|
| Dublettencheck | Prüft eingehende Rechnungen auf Dubletten und ergänzt fehlende Stammdaten |
| §14-Prüfung | Prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG und legt Beanstandungen einem Bearbeiter vor |
| Freigabe Artikelrechnungen | Rechnungen mit Bestellbezug: Bestellabgleich, Wareneingang, Buchung, finale Freigabe |
| Freigabe Servicerechnungen | Rechnungen ohne Bestellbezug: Gruppen- und Personenfreigabe, Freigabelimit, finale Freigabe |
| Fehlerhafte Rechnungen | Fehlerbehandlung, wenn die Übergabe an SAP Business One gescheitert ist |
Sie laufen in dieser Reihenfolge: Erst wird geprüft, ob die Rechnung überhaupt verarbeitet werden soll (Dublette, Pflichtangaben), dann wird sie freigegeben, dann übergeben – und wenn die Übergabe scheitert, fängt der letzte Workflow sie auf.
Zwei Dinge heißen „Dublettenprüfung"
Das ist eine häufige Verwechslung:
- Dieser Workflow fragt: Ist diese eingehende Rechnung schon einmal eingegangen?
- Die Dublettenprüfung beim Archivieren fragt: Darf dieses Dokument ein zweites Mal ins Archiv?
Das eine betrifft Eingangsrechnungen und Lieferanten, das andere die eigenen Ausgangsbelege.
Was die Vorlage sonst noch mitbringt
- Archivschemata für die benötigten Archive, je DocuWare-Version
- Auswahllisten – unter anderem Dokumenttypen, Workflowschritt, Zustand der Ware
- Vorkonfigurierte Einstellungen je DocuWare-Version
- Testpläne je Workflow, zweisprachig, mit allen Zweigen und erwarteten Ergebnissen