Dublettencheck
Dieser Workflow prüft jede eingehende Rechnung im Archiv „SAP Buchhaltung" darauf, ob sie schon einmal eingegangen ist – und ergänzt dabei fehlende Stammdaten: Geschäftspartner, Datum, Währung.
Er läuft als Erster. Was er aussortiert, belastet die nachfolgenden Prüfungen und Freigaben gar nicht erst.
Nicht zu verwechseln mit der Dublettenprüfung beim Archivieren
Dieser Workflow fragt: Ist diese eingehende Rechnung schon einmal eingegangen? Die Dublettenprüfung beim Archivieren fragt dagegen: Darf dieses Dokument ein zweites Mal ins Archiv? – das betrifft die eigenen Ausgangsbelege, nicht die Rechnungen der Lieferanten.
Wann er läuft
Auslöser ist das Archiv „SAP Buchhaltung": Jedes neue Dokument dort startet den Workflow.
Die Startbedingung ist die Variable „Dublettencheck ausführen". Nur wenn sie auf „Ja" steht, arbeitet der Workflow. Damit lässt sich die Prüfung abschalten, ohne den Workflow zu entfernen – etwa bei einer Erstbefüllung des Archivs, bei der jede Rechnung „neu" ist.
Was passiert
Der Workflow arbeitet mit acht Bedingungen und zwei Aufgaben für den Bearbeiter. Vereinfacht:
- Die Rechnung wird gegen das Dubletten-Register geprüft – gibt es bereits einen Eintrag mit denselben Merkmalen?
- Ist es eine Dublette, bekommt der Bearbeiter die Aufgabe „Dublette prüfen". Er entscheidet zwischen Ist Dublette und Keine Dublette – der Workflow entscheidet das nicht allein.
- Ist es keine Dublette, wird die Rechnung registriert und läuft weiter.
- Fehlende Stammdaten werden ergänzt: Geschäftspartner, Belegdatum, Währung.
- Ist der Geschäftspartner nicht eindeutig – die Nummer fehlt, oder die Suche liefert keinen oder mehrere Treffer –, bekommt der Bearbeiter die Aufgabe „Kreditor prüfen".
Der Workflow entscheidet nie allein über eine Dublette
Er erkennt den Verdacht und legt ihn vor. Ob es wirklich dieselbe Rechnung ist, entscheidet ein Mensch. Das ist Absicht: Eine fälschlich als Dublette verworfene Rechnung fällt oft erst bei der Mahnung auf.
Was Sie dafür brauchen
| Archive | „SAP Buchhaltung" als Auslöser, dazu das Dubletten-Register |
| Auswahllisten | aus dem Archiv gespeist und nach Mandant gefiltert |
| Berechtigungen | der Bearbeiter braucht Zugriff auf das Archiv und auf die Aufgaben |
| Workflow-Zustand | importiert, veröffentlicht und aktiv; alte Instanzen vorher löschen |
Alte Instanzen vor dem Neuimport löschen
Wird der Workflow neu importiert, während noch Instanzen der alten Fassung laufen, arbeiten beide Stände nebeneinander. Das ist die häufigste Ursache für Ergebnisse, die sich nicht erklären lassen.
Was schiefgehen kann
Der Workflow startet nicht
- Steht die Startvariable „Dublettencheck ausführen" auf „Ja"?
- Ist der Workflow veröffentlicht und aktiv?
- Landet das Dokument wirklich im Auslöser-Archiv „SAP Buchhaltung"?
Jede Rechnung wird als Dublette gemeldet
Das Dubletten-Register enthält bereits Einträge, die den eingehenden Rechnungen entsprechen – typisch nach einer Erstbefüllung oder einem Testlauf, bei dem das Register nicht geleert wurde.
Die Aufgabe „Kreditor prüfen" kommt bei jeder Rechnung
Der Geschäftspartner wird nicht eindeutig gefunden. Prüfen Sie:
- Steht die Geschäftspartnernummer im Dokument?
- Liefert die Suche genau einen Treffer? Null und mehrere führen beide zur Aufgabe.
- Ist die Auswahlliste nach dem richtigen Mandanten gefiltert?
Ein Bearbeiter sieht seine Aufgabe nicht
Er hat Zugriff auf das Archiv, aber nicht auf die Aufgaben – oder umgekehrt. Beides ist nötig.
Die Ergebnisse ändern sich ohne erkennbaren Grund
Es laufen noch Instanzen einer älteren Workflow-Fassung. Alte Instanzen löschen und erneut beginnen.