Freigabe Artikelrechnungen
Dieser Workflow führt Einkaufsrechnungen mit Bestellbezug durch die Freigabe: Bestellabgleich, Wareneingang, Buchung und – wo nötig – die finale Freigabe. Er ist der umfangreichste der fünf, weil er alle Wege abdeckt, die eine Artikelrechnung nehmen kann.
Wann er läuft
Auslöser ist das Archiv „SAP Buchhaltung". Bestellungen und Wareneingänge liest der Workflow aus dem Archiv „SAP Belegdaten".
Der Weg einer Rechnung
- Steuerschlüssel gesetzt? Fehlt er, läuft der Beleg einen eigenen Weg.
- Bestellung vorhanden?
- Ja → weiter zum Abgleich
- Nein → Aufgabe „Bestellung prüfen/anlegen". Der Bearbeiter legt eine Bestellung an, entscheidet sich für manuell buchen – oder gibt den Beleg an die Servicerechnungen ab.
- Bestellbetrag stimmig? Weicht der Bestellbetrag vom Nettobetrag ab, geht der Beleg in die Aufgabe „Rechnung gegen Bestellung prüfen". Wird die Abweichung bestätigt, läuft er weiter in die Buchung.
- Wareneingang buchen? Steht „WE buchen" auf Nein, wird kein Wareneingang gebucht und der Beleg geht direkt zur Buchung.
- Rechnung buchen – die Aufgabe, in der gebucht wird.
- Finale Freigabe nötig? Das entscheidet die finale Freigabegruppe in den Systemparametern. Ist sie leer, endet der Beleg nach der Buchung.
Rückfragen – aus jeder Aufgabe heraus
Aus jeder der drei Aufgaben kann der Bearbeiter eine Rückfrage an eine Person stellen. Die Antwort führt ihn genau dorthin zurück, wo er herkam:
| Rückfrage gestellt in | Rücklauf nach |
|---|---|
| Bestellung prüfen/anlegen | Bestellung prüfen/anlegen |
| Rechnung gegen Bestellung prüfen | Rechnung gegen Bestellung prüfen |
| Rechnung buchen | Rechnung buchen |
Eine Rückfrage verliert den Platz im Ablauf nicht
Der Beleg springt nicht an den Anfang zurück. Wer eine Rückfrage stellt, bekommt den Beleg nach der Antwort in derselben Aufgabe wieder vorgelegt.
Die finale Freigabe
Sie kennt drei Ausgänge – freigegeben, abgelehnt und Rückfrage – und eine Besonderheit:
Das Gate „Originale vorhanden"
Wird freigegeben, aber das Feld „Originale vorhanden" steht auf Nein, läuft der Beleg nicht weiter. Er kommt erst durch, wenn die Originale bestätigt sind. Das ist gewollt: Eine gebuchte Rechnung ohne Originalbeleg fällt sonst erst bei der Prüfung auf.
Wird abgelehnt, geht der Beleg mit dem erfassten Kommentar an die Buchhaltung zurück.
Vier-Augen-Prinzip
Der Workflow prüft die Freigeber gegeneinander: Wer bereits an einer Stelle entschieden hat, soll nicht zusätzlich die abschließende Freigabe erteilen. Dafür müssen mindestens zwei unterschiedliche Freigeber eingerichtet sein.
Was Sie dafür brauchen
| Archive | „SAP Buchhaltung" als Auslöser, „SAP Belegdaten" für Bestellungen und Wareneingänge |
| Auswahllisten | nach Mandant gefiltert – alle müssen in den externen Abhängigkeiten des Workflows stehen |
| Systemparameter | finale Freigabegruppe |
| Freigeber | mindestens zwei verschiedene für das Vier-Augen-Prinzip |
„Select list column … does not exist"
Diese Meldung kommt, wenn eine benutzte Auswahlliste nicht in den externen Abhängigkeiten des Workflows eingetragen ist. Der Workflow findet die Spalte dann zur Laufzeit nicht. Nach dem Ergänzen muss er neu veröffentlicht werden.
Was schiefgehen kann
Jede Rechnung landet in „Bestellung prüfen/anlegen"
Es wird keine passende Bestellung in „SAP Belegdaten" gefunden. Prüfen Sie, ob dieses Archiv gefüllt und aktuell ist – ohne Bestelldaten gibt es nichts abzugleichen.
Rechnungen bleiben in der Betragsprüfung hängen
Bestellbetrag und Nettobetrag weichen voneinander ab. Das ist der vorgesehene Weg: Die Abweichung muss bestätigt werden. Häufige Ursachen sind Teillieferungen, Fracht- und Nebenkosten oder eine nachträglich geänderte Bestellung.
Der Beleg endet ohne finale Freigabe
Die finale Freigabegruppe in den Systemparametern ist leer. Dann ist „Finale Freigabe nötig?" falsch und der Beleg endet nach der Buchung – kein Fehler, sondern die Einstellung.
Ein freigegebener Beleg läuft nicht weiter
Das Feld „Originale vorhanden" steht auf Nein – siehe oben. Der Beleg wartet auf die Bestätigung der Originale.
Der Workflow meldet eine fehlende Spalte
Eine Auswahlliste fehlt in den externen Abhängigkeiten – siehe den Kasten oben.